Angebot raus, keine Antwort: so fassen Sie nach, ohne daran denken zu müssen
Ein Angebot fassen Sie am besten drei bis fünf Werktage nach dem Versand nach, mit einer kurzen Mail und einer Frage zum Zeitraum. So rät Bosch officeON. bytebrise aus Fürstenfeldbruck richtet Betrieben in Oberbayern einen Ablauf ein, der diese Mail von selbst schickt und bei einer Antwort stoppt.
Die Automatisierung ist neu in unserem Angebot und läuft noch bei keinem Betrieb. Das Beispiel stammt aus der erfundenen Schreinerei Muster. Den Mustertext weiter unten können Sie auch ohne uns verwenden.
Warum Angebote im Handwerksalltag ohne Antwort bleiben
Ein Angebot kostet Zeit: Aufmaß, Kalkulation, Schreiben. Kommt danach keine Antwort, fehlt im Alltag oft die Minute für die Nachfrage, und nach drei Wochen fühlt es sich unangenehm an, sich noch zu melden.
Auf der anderen Seite holen viele Kunden mehrere Angebote ein und entscheiden, wenn sie Zeit haben. Eine freundliche Nachfrage erinnert daran, dass Ihr Angebot noch auf dem Tisch liegt, und klärt, ob sich das Vorhaben verschoben hat.
Wie viele Angebote bei Ihnen offen bleiben, sehen Sie im Ordner mit den verschickten Mails. Zählen Sie, wie viele Angebote der letzten Monate nie eine Antwort bekommen haben. Mit dieser Zahl rechnen wir beim ersten Gespräch.
Wann sollten Sie ein Angebot nachfassen?
Ein Angebot fassen Sie zum ersten Mal nach drei bis fünf Werktagen nach, zum zweiten Mal nach zehn bis 14 Tagen. Der Ratgeber von Bosch officeON rät zu höchstens zwei bis drei Kontakten in steigendem Abstand, abgerufen am 25.09.2026. Große Aufträge fassen Sie danach besser selbst am Telefon nach.
| Zeitpunkt | Was | Wie |
|---|---|---|
| Tag 0 | Angebot geht raus | mit dem Datum, bis wann es gilt, und einem Satz, wann Sie sich wieder melden |
| nach 3 bis 5 Werktagen | erste Nachfass-Mail | kurz, Angebot im Anhang, eine konkrete Frage |
| nach 10 bis 14 Tagen | zweite und letzte Nachfass-Mail | noch kürzer, mit der Bitte um ein kurzes Ja oder Nein |
| danach | keine Mail mehr | große Aufträge fassen Sie selbst am Telefon nach, den Rest haken Sie ab |
Unser Ablauf verschickt deshalb höchstens zwei Nachfass-Mails. Einen dritten Kontakt machen Sie selbst, wenn Ihnen der Auftrag wichtig ist. Der Satz im Angebot, wann Sie sich melden, hat einen Nebeneffekt: Die Nachfrage kommt dann nicht überraschend.
Mustertext: Nachfass-Mail zum Kopieren
Eine gute Nachfass-Mail ist kurz, bezieht sich auf genau ein Angebot und stellt eine Frage, die sich leicht beantworten lässt. Hier sind zwei Fassungen zum Kopieren, die eckigen Klammern ersetzen Sie.
Fassung 1: erste Nachfrage mit Frage zum Zeitraum
Betreff: Ihr Angebot [Nummer] für [Leistung] Guten Tag [Frau oder Herr Name], vor ein paar Tagen haben wir Ihnen unser Angebot [Nummer] für [Leistung] geschickt. Sie finden es zur Sicherheit noch einmal im Anhang. Passt der Zeitraum [Monat] für Sie noch? Wenn Sie Fragen zum Angebot haben oder etwas ändern möchten, antworten Sie einfach auf diese Mail oder rufen Sie uns an: [Telefon]. Viele Grüße [Ihr Name] [Betrieb]
Fassung 2: zweite und letzte Nachfrage
Betreff: Noch aktuell? Angebot [Nummer] Guten Tag [Frau oder Herr Name], ist unser Angebot [Nummer] für [Leistung] für Sie noch aktuell? Falls sich das Vorhaben erledigt hat oder Sie sich anders entschieden haben, reicht eine kurze Antwort. Dann melden wir uns zu diesem Angebot nicht mehr. Das Angebot gilt bis [Datum]. Viele Grüße [Ihr Name] [Betrieb]
Worauf Sie beim Nachfassen verzichten:
- Rabatte in der Nachfass-Mail. Wer beim Nachfassen den Preis senkt, bringt Kunden bei, auf die Nachfrage zu warten.
- Werbung für andere Leistungen. Die Mail bleibt beim angefragten Angebot.
- Sätze wie „Ich wollte mal nachhaken, ob Sie schon Zeit hatten“. Eine konkrete Frage lässt sich leichter beantworten.
Anrufen oder schreiben?
Beim Nachfassen eines Angebots schreiben Sie, wenn es um die Erinnerung geht, und rufen an, wenn der Auftrag groß ist oder etwas zu klären ist. Auf eine Mail antwortet der Kunde, sobald er dazu kommt, ein Anruf klärt Fragen sofort. Nach zwei Mails ohne Antwort greifen Sie bei wichtigen Aufträgen zum Telefon.
| Eher schreiben | Eher anrufen |
|---|---|
| Standardangebote und kleinere Aufträge | große Aufträge und Stammkunden |
| erste und zweite Erinnerung | nach der zweiten Mail ohne Antwort, wenn Ihnen der Auftrag wichtig ist |
| Kunden, die tagsüber schwer zu erreichen sind | Kunden, die beim Aufmaß noch Fragen hatten |
So läuft das Nachfassen von selbst
Der Ablauf merkt sich jedes verschickte Angebot, schaut nach ein paar Werktagen, ob eine Antwort gekommen ist, und verschickt sonst Ihre Nachfass-Mail. Sobald der Kunde antwortet, hört er auf.
| Schritt | Was passiert | Wer handelt |
|---|---|---|
| 1 Angebot verschicken | Sie schicken das Angebot wie gewohnt, mit einer eigenen Adresse in Kopie. Der Ablauf merkt sich Kunde, Angebotsnummer und Datum. | Sie, wie bisher |
| 2 Abwarten und prüfen | Nach der vereinbarten Zahl von Werktagen prüft der Ablauf, ob eine Antwort des Kunden da ist oder ob Sie das Angebot als erledigt markiert haben. | automatisch |
| 3 Erste Nachfass-Mail | Keine Antwort: Ihre erste Nachfass-Mail geht von Ihrer Adresse raus, mit dem Angebot im Anhang. | automatisch, Text vorher von Ihnen freigegeben |
| 4 Zweite Nachfass-Mail | Wieder keine Antwort: Nach zehn bis 14 Tagen geht die zweite und letzte Mail raus. | automatisch, Text vorher von Ihnen freigegeben |
| 5 Antwort kommt | Der Ablauf stoppt sofort, die Antwort landet bei Ihnen. | automatisch |
| 6 Ohne Antwort | Nach der zweiten Mail kommt das Angebot auf Ihre Liste zum Nachtelefonieren oder Abhaken. | Sie |
Der Ablauf hört auf, sobald eines davon eintritt:
- Der Kunde antwortet auf das Angebot oder auf eine Nachfass-Mail.
- Das Angebot ist als angenommen, abgelehnt oder erledigt markiert.
- Der Kunde steht auf Ihrer Ausnahmeliste.
- Zwei Nachfass-Mails sind verschickt.
Wenn Sie lieber jede Nachfass-Mail vorher sehen, liegt sie als Entwurf bereit und geht erst nach Ihrer Freigabe raus. Dann erinnert Sie der Ablauf, statt selbst zu schreiben.
Beispiel: Angebot 2041, Terrassendielen
So könnte es in der Schreinerei Muster laufen. Der Betrieb und der Kunde sind erfunden.
| Tag | Was passiert |
|---|---|
| Dienstag, Tag 0 | Angebot 2041 für Terrassendielen über 4.800 € geht an den Kunden, in Kopie an die Adresse des Ablaufs. |
| Montag, Tag 6 | Keine Antwort, keine Absage. Die Nachfass-Mail geht von selbst raus, Angebot im Anhang, mit der Frage: „Passt der Zeitraum im Oktober noch?“ |
| Dienstag, Tag 7 | Antwort des Kunden: „Ja, Oktober passt. Bitte einplanen.“ Der Ablauf stoppt, die Antwort liegt beim Meister. |
Woher der Ablauf weiß, welche Angebote offen sind
Der Ablauf braucht eine Stelle, an der jedes Angebot mit Datum und Kunde steht. Am einfachsten ist eine eigene Adresse, die Sie beim Verschicken in Kopie setzen. Dann hängt es nicht am Programm, solange Sie beim Versand eine Kopie an eine zweite Adresse schicken können.
- Kopie an eine eigene Adresse: Sie setzen sie in Blindkopie, und der Ablauf liest Kunde, Nummer und Datum aus der Mail.
- Schnittstelle zu Ihrem Angebotsprogramm: Ob Ihr Programm eine hat, prüfen wir mit Ihnen. Zusagen können wir das vorher nicht.
- Eine einfache Liste: Übergeben Sie Angebote auf Papier oder persönlich, tragen Sie sie in eine Liste ein, die der Ablauf liest.
Antworten erkennt der Ablauf an Mails von der Adresse des Kunden oder an der Angebotsnummer im Betreff. Ruft der Kunde an, schreiben Sie eine kurze Mail wie „2041 erledigt“ an die Adresse des Ablaufs oder haken das Angebot in der Liste ab. Eine neue Handwerkersoftware brauchen Sie dafür nicht.
Ist eine automatische Nachfass-Mail Werbung?
Ob eine automatische Nachfass-Mail zu einem Angebot als Werbung gilt, hängt vom Inhalt und vom Einzelfall ab. Eine Rechtsauskunft können wir Ihnen dazu nicht geben. § 7 UWG zählt Werbung mit elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung zu den unzumutbaren Belästigungen. Unser Ablauf schreibt deshalb nur zu einem angefragten Angebot.
Auch sonst ist der Ablauf eng gebaut: Er bewirbt nichts anderes, hört nach einer Antwort sofort auf und verschickt höchstens zwei Erinnerungen. Wie Sie das für Ihren Betrieb einordnen, klären Sie im Einzelfall rechtlich.
Was Sie einmal freigeben
Beim Einrichten legen Sie fest, was die Mails sagen, wann sie rausgehen und wer ausgenommen ist. Im Alltag bearbeiten Sie danach nur noch die Antworten.
- den Text beider Nachfass-Mails
- die Zeitpunkte der beiden Mails, als Vorschlag die aus dem Zeitplan oben
- Ausnahmen, etwa Stammkunden, Angebote über einem Betrag, den Sie festlegen, oder Angebote, bei denen Sie ohnehin anrufen
- ob die Mails von selbst rausgehen oder als Entwurf auf Ihre Freigabe warten
- die Adresse, von der die Mails verschickt werden
Voraussetzungen
Sie brauchen Angebote, die per Mail rausgehen oder in einer Liste stehen, Zugang zu dem Postfach, aus dem Sie verschicken, und freigegebene Texte. Eine KI braucht dieser Ablauf meist gar nicht, er folgt einer Regel mit Datum.
- Angebote als PDF per Mail oder eine Liste der verschickten Angebote
- Zugang zum Postfach, um von Ihrer Adresse zu senden und Antworten zu erkennen
- die freigegebenen Texte für beide Nachfass-Mails
- in den vier Testwochen eine kurze Rückmeldung, wenn eine Mail zu früh, zu spät oder an den Falschen ging
Wenn Sie wollen, sortiert eine KI zusätzlich die Antworten der Kunden ein, etwa in Zusage, Absage oder Rückfrage. Das ist eine Ergänzung, keine Voraussetzung.
Was kostet der Ablauf „Angebote nachfassen“?
Bei bytebrise kosten Prototyp und vier Wochen Test für diesen Ablauf einen Festpreis ab 1.500 €. Danach läuft der Ablauf für eine Monatspauschale weiter, monatlich kündbar. Die Höhe der Monatspauschale steht schriftlich in Ihrem Angebot, bevor Sie zusagen. Das Erstgespräch dauert 20 Minuten und ist kostenlos.
- Der Festpreis umfasst den Bau des Prototyps, das Einrichten an Ihrem Postfach, die Testphase im Betrieb und die Anpassungen in dieser Zeit.
- Nach dem Test entscheiden Sie, ob der Ablauf dauerhaft läuft. Entscheiden Sie sich dagegen, fällt keine Monatspauschale an. Der Festpreis bezahlt Bau und Test, unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden.
- Alle Preise sind Endpreise. bytebrise nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, wie auf der Preisseite beschrieben.
Alle Abläufe und wie sie zusammenhängen, finden Sie auf der Übersicht Automatisierung für kleine Betriebe.
Pilotplätze für Betriebe in Oberbayern
Für drei Betriebe aus Oberbayern gibt es Pilotplätze, vom Landkreis Fürstenfeldbruck über München bis in die Landkreise drumherum. Was ein Pilotplatz umfasst, besprechen wir im Erstgespräch.
Pilotbetriebe sind die ersten, bei denen ein Ablauf im Alltag läuft. Wir bauen ihn deshalb eng mit Ihnen und ändern im Test, was nicht passt.
Häufige Fragen
Wie oft darf ich nachfassen, ohne zu nerven?
Zwei Mails in steigendem Abstand sind ein guter Rahmen. Der Ratgeber von Bosch officeON rät zu höchstens zwei bis drei Kontakten. Unser Ablauf verschickt höchstens zwei, einen dritten Kontakt machen Sie selbst, wenn Ihnen der Auftrag wichtig ist.
Nach wie vielen Tagen fasse ich ein Angebot nach?
Die erste Nachfrage nach drei bis fünf Werktagen, die zweite nach zehn bis 14 Tagen. Bei großen Aufträgen mit längerer Bedenkzeit dürfen die Abstände größer sein, die Zeiten legen Sie fest.
Ist eine automatische Nachfass-Mail Werbung?
Das hängt vom Inhalt und vom Einzelfall ab. Der Ablauf schreibt nur zu einem angefragten Angebot, bewirbt nichts anderes und hört nach einer Antwort auf. Die rechtliche Einordnung nach § 7 UWG klären Sie im Einzelfall.
Funktioniert das mit meinem Angebotsprogramm?
Das prüfen wir mit Ihnen, vorher sagen wir es nicht zu. Können Sie beim Versand eine Kopie an eine zweite Adresse schicken, reicht das, und das Programm spielt keine Rolle.
Was passiert, wenn sich der Kunde vorher telefonisch meldet?
Sie markieren das Angebot als erledigt, etwa mit einer kurzen Mail an die Adresse des Ablaufs oder einem Haken in der Liste. Dann geht keine Nachfass-Mail mehr raus.
Kann die KI meine Angebote schreiben oder kalkulieren?
Nein, das gehört nicht zu diesem Ablauf. Angebote kalkulieren Sie selbst oder mit Ihrer Handwerkersoftware. Der Ablauf sorgt nur dafür, dass nach dem Versand niemand das Nachfassen vergisst.
Was kostet der Ablauf?
Prototyp und vier Wochen Test kosten einen Festpreis ab 1.500 €, danach folgt eine Monatspauschale, monatlich kündbar. Die genaue Höhe steht in Ihrem Angebot.
Läuft das schon bei anderen Betrieben?
Nein, noch nicht. Die Automatisierung ist neu in unserem Angebot, deshalb zeigen wir ein erfundenes Beispiel statt Kundenzahlen. Jeder Ablauf beginnt als Prototyp, den Sie vier Wochen im eigenen Betrieb testen.
Stand:
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Kostenloses Erstgespräch
Bringen Sie zwei oder drei Angebote der letzten Wochen mit, die ohne Antwort geblieben sind. In 20 Minuten schauen wir, wie sie verschickt wurden und ob sich der Ablauf für Sie lohnt. Das Gespräch führen wir am Telefon oder bei uns in Fürstenfeldbruck, und wir melden uns innerhalb eines Werktags.
Lieber direkt? Telefon +49 8141 5098988, E-Mail hello@bytebrise.com, Balduin-Helm-Straße 71b, 82256 Fürstenfeldbruck.